二重経費の原因と問題点。経理処理をチェックする方法

経理処理をされるケースで注意していただきたいのが、経費を重複して処理してしまうこと。

こういった間違いを経費の二重計上と呼ばれるのですが、税額にも影響があり税務調査で指摘されてしまうことも。

そこで今回は経費の二重計上を回避するために

  1. 入力時に注意する点
  2. 事後的なチェック方法

をご紹介します。

経費の二重計上が起こる原因と問題となる理由

経費の二重計上が問題となるのは決算書が間違うことで儲けを元に計算される税金が少なく計算されるため。

決算書には取引規模や儲けを明らかにする損益計算書と財産の運用と調達を明らかにする貸借対照表(たいしゃくたいしょうひょう)があります。そのうち特に税務調査で指摘されるのは儲けが正確に計算されて税金を正しく納めているか?という点。

二重経費があると税額が少なく計算されてしまうので問題意識をお持ちの経営者さまも多いかと。

この二重経費が起きてしまう理由としては

  1. 何から支払ったのか?という視点からレシートや領収書など整理が不十分なこと。
  2. 経費に掛かる支払いでも、後払いとなる場合は経費にならないケースがあること。

が主なもの。

1つ目は資料の整理を徹底することで予防できますが、2つ目は経理の簿記検定など勉強された経験がないと間違えてしまうかと。

そこで今回は二重経費が起こりがちな具体的なケースを次にご紹介していきます。

クレジットカード払いの領収書やレシートが整理できていない

まず二重経費となりがちなのが領収書やレシートが整理されていないため、クレジットカード払いの領収書やレシートが、現金払いや立て替え経費として間違って処理されてしまうケースです。

この場合であれば解決策はシンプルに領収書やレシートの整理をしておくことが重要となります。

  • クレジットカードからの支払いであれば毎月の明細一覧とその根拠資料(レシートや領収書)を合わせて保管
  • 現金を使うのであれば入出金を記録し(いわゆる現金出納帳)。こちらも根拠資料(レシートや領収書)を合わせて保管

後になってから「この領収書は何で支払ったのか?」と確認するのは面倒ですし、こういった領収書やレシートは、その都度支払元(現金・カード・立替経費)ごとに分けておくのが良いかと。

ローン、分割払いでの購入や支払い

次に二重経費となりがちなのがものを買われる際に分割払いをされるケースです。

よく目にする間違いとしては契約時にその全額を経費処理しつつも、実際の支払い時も誤って経費処理をしてしまうもの。

こちらについて本来あるべき形は支払い義務が発生したタイミング(契約時)にその全額を経費処理。支払い時には借入金などの支払い義務を減額する形で表現するのが正しい処理となります。

例として消耗品費処理をする10万円のパソコンをローンで契約。5万円ずつ2回預金払いすることを想定し、あるべき形と間違った経理処理の比較しておきます。

間違った処理では消耗品費が合計20万円計上され、あるべき処理では10万円のみが計上される形で、ローンを預金で支払う際には借入金の返済するような経理処理となります。

10万円で購入したものが、経理処理では20万円の経費になる…なんてことにはなりませんからね…^^;

二重経費がないか取引をチェックする方法

二重経費がないか確認する方法としてはひと通りの処理を終えた段階で経理の取引記録を確認すること。

具体的には

  1. 損益計算書の月次推移で経費に説明のつかない大きな増減がないか目を通す
  2. 金額順に取引を並べて目を通す

といったことを行うのが有用です。

「なぜ同じ日に同額の処理があるのだろう?」とか「この月はなんでこんなに経費が多いの?」という感覚から数字を眺めるだけでも違和感がつかめますし、間違いを発見するきっかけになります。

一般的な会計ソフトであれば確認出来るようになっていて、会計サービスのfreeeを使われていればレポートメニュー、マネーフォワードであれば会計帳簿メニューから確認出来るかと。

もし、こちらの記事よりも具体的に話しを聞いてみたいといったことがありましたら、ぜひ幣所にご連絡いただければと思います。

継続的な顧問契約はもちろんのこと、個別相談顧問契約が不要の決算申告のみの単発のプランもご用意、この記事を執筆している公認会計士・税理士の守屋が誠意をもって対応させていただきます。

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