マイナンバーを従業員から集める際の注意点

年末調整の時期が近づくと会社としては

  • 平成28年分の給与所得者の扶養控除等(異動)申請書
  • 平成29年分の給与所得者の扶養控除等(異動)申請書
  • 平成28年分の給与所得者の保険料控除申請書

を各従業員から収集することになります。その中の給与所得者の扶養控除等(異動)申請書にはマイナンバーの記載欄があり、その収集について様々な疑問に思われる方が多いです。

そこで従業員の方からマイナンバーを収集する際の気をつけるべきことや、よく聞かれることについて今回投稿します。

マイナンバーを集める目的を通知する

ご覧いただきありがとうございます。荻窪の税理士・公認会計士の守屋冬樹です。

まずマイナンバーを集める目的についてですが、利用目的が特定できるように通知することが必要となります。
例えば

  1. 所得税法に基づき雇用主が行う源泉徴収に関する事務のため
  2. 地方税法に基づき雇用主が行う個人住民税に関する事務のため
  3. 雇用保険法に基づき雇用主が行う雇用保険関係事務のため
  4. 健康保険法に基づき雇用主が行う健康保険関連事務(適用関係・給付関係)のため
  5. 厚生年金保険法に基づき雇用主が行う厚生年金保険関連事務(適用関係)のため
  6. 上記に関連する事務のため

など、利用される事務について特定できるようにすることが求められます。

従業員からマイナンバーを取得する際に確認する資料は

従業員からマイナンバーを取得する際には可能であればマイナンバーカードで行うようにしましょう。

マイナンバーの提供を受ける際には

  • 番号確認:提示されたマイナンバーが正しいかどうか
  • 本人確認:マイナンバーを提供する人が本当にその本人なのか

の2点を確認する必要がありますが、マイナンバーカードであれば写真付きであるため番号確認と本人確認の両方が行えます。

マイナンバーカード以外で確認をする場合

マイナンバーカード以外で確認をする場合には、本人確認をするために顔写真付きの証明書で本人確認を行います。

  • 通知カードと運転免許証またはパスポート
  • 住民票(マイナンバー付き)と運転免許証またはパスポート

という組み合わせの資料で確認を行いましょう。

本人確認はしておく方が無難です

条件付きで本人確認(顔写真付きの証明書などを確認すること)をしないで済むケースは存在しますが、実際にはレアケースであることが想定されます。一般的な会社であれば本人確認も合わせて実施することをおすすめします。

マイナンバーの確認するときは原本かコピーで良いのか?

従業員などからマイナンバーの提示を受ける際には、対面で直接確認をするケースでは原本を見せてもらう必要があります。ただし、書面を送付してもらうケースではコピーで構わないことになっています。

マイナンバーの提示を拒否されてしまった

従業員から提出を拒まれてしまうケースへの対処としては、改めて税金や社会保険などの手続は会社として行うことをお伝えし、その対応の一環としてマイナンバーの記載が必要となると協力を求めます。

それでも、もしマイナンバーの提示が拒否されてしまった場合には、その経過を記録して保存します。経営者としてはマイナンバーを収集する努力をし、単なる義務違反で無いという証拠を残しておくことが重要です。

マイナンバーの届出がないまま退職した元従業員がいる

従業員からマイナンバーの届出がないまま退職をされてしまった場合、退職所得の源泉徴収票にあるマイナンバーの記載欄を記入ができません。

また、既に退職をしている方であってもマイナンバーの収集をしなくて良い訳ではありません。提出して欲しい事を連絡し、仮に収集出来なかったとした際には、その経過を記録して保存します。経営者としてはマイナンバーを収集する努力をし、単なる義務違反で無いという証拠を残しておくことが重要なのは提示を拒否された際の対応として押さえておきましょう。

あとがき

守屋
マイナンバーの収集対応はなにかと大変です。今のうちから準備を進めていきましょう
お知らせ
東京都の杉並区荻窪で守屋冬樹税理士事務所を営んでいます。
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