決算時の経理対応、経費の前払・未払処理で最低限知っておくべきこと

決算月に行う経理対応(決算整理)には、前払費用・未払費用というものがあります。

  • 前払費用は経費を支払い済みで利用期間は決算日後の期間のもの(当期の経費からは除外)
  • 未払費用は経費を支払いは決算日後で利用期間は当期のもの(当期の経費に追加計上)

経費の支払い時期と経費となるタイミングが異なるので、処理の意味をご質問されることが多い項目です。

そこで今回は決算時に行う前払費用と未払費用について最低限知っておくべきことをご紹介します。

前払費用と未払費用の具体例と必要となる理由

前払費用と未払費用、共通点としては支払いと利用のタイミングが決算をまたぐということ。

前払費用

前払費用となるのは決算前に支払っているけれど、利用する期間は決算後になるケースです。

具体例としてあげられるのはオフィスなどの家賃や保険料の支払いなどが当てはまります。

未払費用

未払費用となるのは決算前に既に利用しているけれど、支払うのは決算後になるケースです。

具体例としてあげられるのは電話料の通信費などが当てはまります。

決算時に前払費用と未払費用の処理が必要な理由

決算時に前払・未払費用の処理が必要となるのは、決算書を作成するためです。

決算書を作成する際には、その年度の状況を正確に表現するために次のような場合に決算整理仕訳という調整が求められます。

今回の記事では前払費用と未払費用を取り上げていますが、決算時に経費の未払いや前払いがあるケースにあたるため対応が必要となります。

決算前に経費の支払いをチェックしておく

経理対応上決算前に経費について前払いや未払いとなっている項目がないか、契約書や請求書で確認しておきましょう。

前払費用、未払費用の仕訳例

前払費用と未払費用の仕訳を示す前に、まず通常の現金や預金払いで経費を計上する仕訳を見ておくと、仕訳の違いも分かりやすいかと思います。

まず通常の現金や預金払いで経費を計上する仕訳は

(借方)〇〇費   10,000円(貸方)現金預金   10,000円

支払いに合わせて経理処理するので貸方には現金預金の科目で仕訳が行われます。

前払費用

前払費用の決算時の仕訳は

(借方)前払費用   10,000円(貸方)〇〇費   10,000円

決算前に支払いを済ませている経費を減額するため貸方に費用科目を、借方には現金や預金ではなく前払費用を使います。

なお、この仕訳については翌期に借方と貸方を逆にした仕訳を行うことも必要です。

未払費用

未払費用の決算時の仕訳は

(借方)〇〇費   10,000円(貸方)未払費用   10,000円

借方については現金や預金で支払う場合と同様の経費科目、貸方についてはまだ預金などで支払われていませんので未払費用を使います。

こちらの仕訳についても翌期に借方と貸方を逆にした仕訳を行うことも必要です。

前払費用を計上しなくて済む短期前払費用

前払費用については決算時の事務負担を軽減するために、簡易的な経理処理として前払費用処理を省くこと(短期前払費用)が認められています。

その条件は次のことを満たす必要があります。

  • 金額が多額でない
  • 契約で一定の継続したサービスのために支払った費用
  • 支払った日から一年内にサービスを受けるもの
  • 経理処理を継続すること

一般的に条件を満たすものは家賃や保険、会費などが使えますが、条件を満たさないまま前払費用の未処理となっていることがありがちで、税務調査で否認されがちな項目です。素人判断でのご利用はお気をつけ下さい。

あとがき

経営者の方は収支について資金繰りベースを意識しているため、前払費用や未払費用は馴染みが薄く疑問を抱く方も多いです。

決算時の経理処理は年に一度しかなく知識はなかなか身につかないかと思います。弊所では税理士顧問の他、個別相談等承っておりますのでご入用の際には是非ご依頼していただければと思います。

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